Dacă ai construit o afacere de la zero, este foarte probabil ca sistemul tău de management al performanței să nu fi fost rezultatul unui plan bine definit.
Cel mai probabil, ai preluat obiceiuri din locurile în care ai lucrat înainte: o evaluare anuală, o discuție despre mărirea salariului atunci când situația o permite și feedback oferit doar atunci când apare o problemă.
La început, acest mod de lucru poate funcționa.
Însă, pe măsură ce compania crește și echipa ajunge de la câțiva oameni la câteva zeci de angajați, memoria și intuiția nu mai sunt suficiente pentru a conduce eficient organizația.
În acel moment, ai nevoie de un sistem.
Un sistem care să ofere claritate, să stabilească așteptări și să creeze responsabilitate. Pentru că oamenii performează atunci când știu ce se așteaptă de la ei și primesc sprijin constant pentru a evolua.
Ce este un sistem de management al performanței?
Mulți antreprenori asociază managementul performanței cu evaluările anuale sau cu formulare complicate de completat.
În realitate, un sistem de management al performanței înseamnă mult mai puțin despre documente și mult mai mult despre conversațiile pe care le ai în mod constant cu echipa.
Este un set de practici repetitive prin care:
- stabilești obiective clare;
- urmărești progresul;
- oferi feedback regulat;
- sprijini dezvoltarea oamenilor;
- iei decizii corecte și obiective privind performanța.
Mai degrabă decât un proces care are loc o singură dată pe an, managementul performanței ar trebui să facă parte din modul în care funcționează organizația în fiecare săptămână.
Discuțiile regulate, verificările periodice și ajustările făcute din timp previn apariția problemelor majore și creează o cultură bazată pe responsabilitate și încredere.
Managementul performanței nu înseamnă control
Un sistem eficient nu presupune monitorizarea permanentă a angajaților.
Din contră.
El oferă oamenilor claritatea de care au nevoie pentru a lua decizii și pentru a-și asuma responsabilitatea asupra rezultatelor.
În practică, managementul performanței înseamnă:
- un check-in de 10 minute în fiecare săptămână;
- o discuție după finalizarea unui proiect important;
- feedback oferit imediat atunci când standardele nu sunt respectate;
- recunoașterea progresului și a rezultatelor bune.
Niciunul dintre aceste momente nu pare, la prima vedere, o “evaluare de performanță”.
Însă, puse împreună, ele creează un sistem prin care oamenii înțeleg ce înseamnă succesul în rolul lor și cum pot evolua în cadrul companiei.
Scopul nu este să corectezi oamenii atunci când greșesc, ci să îi ajuți să performeze constant și să identifici din timp provocările, înainte ca acestea să afecteze echipa sau businessul.
De ce este important un astfel de sistem?
În lipsa unor criterii clare, performanța ajunge să fie evaluată după impresii.
Expresii precum:
- „Se descurcă bine.”
- „Este implicat.”
- „Cred că face o treabă bună.”
nu oferă suficientă claritate nici managerului, nici angajatului.
În schimb, atunci când există criterii bine definite, conversațiile devin constructive.
În loc să spui:
„Ai putea comunica mai bine.”
poți spune:
„Rezultatele și calitatea muncii tale sunt foarte bune. Aș vrea însă să lucrăm la modul în care comunici blocajele înainte ca acestea să afecteze colegii și termenele de livrare.”
Diferența este uriașă.
Primul feedback este vag.
Al doilea oferă context, exemple și o direcție clară de dezvoltare.
Iar acesta este unul dintre cele mai importante beneficii ale unui sistem de management al performanței: transformă conversațiile dificile în oportunități reale de dezvoltare.
Cei cinci piloni ai performanței
Mulți antreprenori spun că își cunosc oamenii și își dau seama cine performează și cine nu.
Problema este că, atunci când trebuie să ofere feedback, să ia decizii privind promovările sau să stabilească bonusuri, evaluarea se bazează adesea pe impresii și nu pe criterii obiective.
Un sistem eficient de management al performanței oferă un limbaj comun pentru întreaga organizație.
În loc de aprecieri generale precum „este un angajat bun” sau „mai are de lucrat”, performanța poate fi analizată prin cinci criterii clare.
1. Rezultatele
Prima întrebare este și cea mai importantă:
Livrează persoana respectivă rezultatele pentru care există rolul său?
Performanța începe întotdeauna cu rezultatele.
Nu este vorba despre cât de ocupată pare o persoană sau cât efort depune, ci despre impactul concret al muncii sale.
- Au fost atinse obiectivele?
- Au fost respectate termenele?
- Clientul a primit ceea ce i s-a promis?
Atunci când fiecare rol are rezultate bine definite, atât managerul, cât și angajatul știu exact după ce criterii este evaluată performanța.
2. Calitatea
Rezultatele sunt importante, dar și modul în care acestea sunt obținute.
O sarcină finalizată rapid, care generează ulterior erori, reclamații sau muncă suplimentară pentru colegi, nu poate fi considerată un succes.
Calitatea răspunde unei întrebări simple:
Lucrarea respectă standardele companiei?
În companiile mici, impactul calității este și mai vizibil. O greșeală făcută de un singur om poate însemna ore suplimentare pentru întreaga echipă sau chiar pierderea unui client.
3. Fiabilitatea
Un angajat performant este și un angajat pe care colegii se pot baza.
Fiabilitatea înseamnă:
- respectarea termenelor;
- comunicarea din timp a eventualelor blocaje;
- asumarea responsabilităților;
- consecvență în livrare.
Perfecțiunea nu este obiectivul.
Însă echipa trebuie să știe că poate avea încredere în angajamentele făcute de fiecare membru.
De multe ori, conflictele din echipe nu apar din lipsa competențelor, ci din lipsa predictibilității.
4. Colaborarea
Performanța individuală nu este suficientă dacă afectează performanța echipei.
Un profesionist foarte bun care comunică dificil, refuză colaborarea sau creează tensiuni poate încetini întreaga organizație.
De aceea merită să ne întrebăm:
Face această persoană echipa mai puternică sau mai dificil de coordonat?
Colaborarea se vede în lucruri aparent mici:
- oferă sprijin colegilor;
- împărtășește informațiile importante;
- gestionează constructiv conflictele;
- facilitează transferul responsabilităților între departamente.
În organizațiile mici, unde oamenii lucrează foarte aproape unii de alții, acest criteriu poate avea un impact mai mare decât competențele tehnice.
5. Dezvoltarea
Ultimul pilon privește evoluția.
Oamenii nu trebuie doar să își facă bine treaba astăzi.
Ei trebuie să devină mai buni decât erau acum șase luni.
Întrebările relevante sunt:
- Acceptă și aplică feedback-ul?
- Își dezvoltă competențele?
- Își asumă responsabilități noi?
- Se adaptează schimbărilor?
Într-o companie aflată în creștere, oamenii care evoluează odată cu businessul sunt una dintre cele mai valoroase resurse.
Ei reduc costurile generate de recrutare și facilitează dezvoltarea organizației pe termen lung.
Un limbaj comun pentru întreaga echipă
Atunci când aceste cinci criterii sunt cunoscute și aplicate consecvent, feedback-ul devine mult mai clar și mai util.
În loc să spui:
„Te descurci bine.”
poți spune:
„Rezultatele și calitatea muncii tale sunt foarte bune. Aș vrea însă să lucrăm la fiabilitate, în special la comunicarea blocajelor înainte ca acestea să afecteze colegii sau termenele de livrare.”
Acest tip de conversație oferă claritate, creează responsabilitate și îi ajută pe oameni să știe exact ce trebuie să îmbunătățească.
De la evaluare la dezvoltare
Scopul unui sistem de management al performanței nu este să eticheteze oamenii ca fiind „buni” sau „slabi”.
Scopul este să creeze un cadru obiectiv prin care fiecare membru al echipei înțelege:
- ce se așteaptă de la el;
- cum este evaluată performanța;
- ce poate face pentru a evolua.
Iar atunci când oamenii au această claritate, performanța devine o consecință firească, nu un obiectiv dificil de atins.